Dans la première partie de cette édition de Pépite d’or, nous avions identifié les éléments majeurs qui font normalement partie du contrat de site. En ce qui a trait aux termes spécifiques qui devraient être inclus dans le contrat, il y a plusieurs points à adresser pour atténuer vos risques.

Comme exemple, les termes d’attrition (ce qui surviendra si votre groupe ne réussit pas à combler le nombre de chambres auxquelles vous vous êtes engagé dans votre bloc de chambres réservé) doivent être bien précisés et confirmés. Certains contrats calculent l’attrition sur le pourcentage total de chambres réservées contre le bloc (méthode préférable) mais d’autres contrats calculent le pourcentage de chambres réservées par nuitée (celle-ci n’est pas la méthode des plus avantageuses). Normalement, les clauses d’attrition indiquent le pourcentage minimum de chambres qui doivent être réservées contre le bloc afin de bénéficier de la location d’espaces de réunion gratuite. Cependant, prenez garde de la façon que la décomposition des points de limite est indiquée. La clause d’attrition doit aussi être bien précise sur les dates selon lesquelles vous pouvez relâcher une portion de votre bloc sans pénalité.

Un autre point important à négocier dans le contrat est le temps requis pour les installations de vos salles de réunion. Les hôtels ou centres de congrès ont typiquement tendance à accepter des événements dos- à-dos afin que la même salle de réunion puisse être utilisée à maintes reprises pendant la même journée pour générer autant de revenu de frais de location possible. Cependant, vous devez vous assurer que le contrat vous donne accès à la salle aussi tôt que nécessaire pour vos installations.

Votre gestionnaire d’événements saura vous donner des conseils très utiles pour déterminer ce qui fonctionnera le mieux pour vos besoins d’espace, ou pourquoi l’espace proposé ne sera pas favorable pour votre programme. Vous devriez insister à recevoir des plans d’espace sur mesure pour chacune de vos salles de réunion pour vous assurer que l’hôtel prend en considération tous les arrangements (y compris les installations techniques et les bonnes dimensions d’estrade requises) afin de vous rassurer que l’espace réservé dans le contrat vous fournira le meilleur environnement physique possible. Si vous vous retrouvez avec une salle rectangulaire étroite, ne pensez pas à organiser une présentation de panel d’experts dans cette salle parce que vous pourriez vous retrouver avec un manque d’espace pour l’installation d’une table assez longue pour accommoder vos panélistes. Dans plusieurs cas, le programme est développé après que l’espace de réunion est réservé. Si tel est le cas, mieux vaux avertir votre comité de programme des limites physiques de chaque salle à considérer afin que vos conférenciers soient bien servis.

Il ne s’agit pas seulement de considérer les salles de réunion et les chambres d’hôtel quand vous entreprenez d’établir un contrat d’espace. Veuillez vous assurer d’obtenir la liste de prix de services banquet avant de signer le contrat. Sinon, vous risquez d’avoir des mauvaises surprises quand il viendra le temps de commander vos besoins de nourriture et boissons.

Toute clause qui vous limite à utiliser les services du(des) fournisseur(s) officiel(s) de l’hôtel qui pourrait résulter à des frais de pénalité ou charges additionnelles si vous utilisez votre fournisseur de préférence, devrait être spécifiquement addressée. Bien que la clause sur l’utilisation des fournisseurs officiels de l’hôtel est générablement négotiable, votre gestionnaire d’événement saura comment intervenir en votre nom auprès de l’hôtel pour proposer une bonne entente.

Les éléments susmentionnés ne sont que quelques exemples de points de négociation que votre gestionnaire d’événements pourra gérer pour vous lors du processus de sélection de site et la négociation du contrat. Allez de l’avant avec votre gestionnaire d’événements et vous partirez du bon pied!

Rédigé par Hélène Lamadeleine

Du début du processus de sélectionner le site et négocier le contrat d’engagement, votre gestionnaire d’événements pourra vous aider à faire le meilleur des choix et à bénéficier d’un engagement des plus favorables. Un gestionnaire d’événements qualifié prouvera sa valeur, ayant beaucoup d’expérience à travailler avec plusieurs différent hôtels et centres de congrès et ayant été impliqué spécifiquement dans la négociation de plusieurs contrats avec ces hôtels et centres de congrès.

Suite à avoir choisi le site pour votre événement, quels termes et conditions devraient être inclus dans le contrat et lesquels peuvent être négociés ? Si vous entreprendriez de bâtir une maison, sauriez-vous quels permis seraient requis, quels codes de construction et spécifications seraient imposés, ou penseriez-vous qu’il serait bon d’engager un contracteur général qui pourra vous guider et vous conseiller sur tous les aspects de la
construction ? Quand il s’agit de négocier un contrat avec un hôtel, votre gestionnaire d’événements agira en votre nom, tout comme un contracteur général, et s’occupera de tous les détails du contrat du début jusqu’à l’exécution. En général, les compagnies qui oeuvrent spécifiquemment à la sélection de sites peuvent aussi négocier le contrat pour vous mais ils ne sont pas impliqués dans l’exécution, donc c’est plus à votre avantage de travailler avec un gestionnaire d’événements à partir de la négociation du contrat.

Négocier un contrat d’hôtel ne s’agit que de seulement négocier le meilleur tarif de chambre ou le prix de location de salles de réunion le plus bas. L’atténuation des risques est le but principal à adresser dans toutes les clauses du contrat. Dépendant de l’ampleur de votre événement ou des nombreux besoins à considérer, votre contrat avec l’hôtel devrait inclure, au besoin, une variété des termes suivants :

  • Dates de l’événement
  • Bloc de chambres (nombre de chambres par nuitée, tarif, date de relâche, méthode de réservations, nombre de chambres gratuites possibles)
  • Espace de réunions (identification des salles, spécifications de capacité par emplacements possible, dates et heures d’utlisation y compris la période de temps nécessaire à allouer pour les installations, prix de location indiqué en relation de l’échelle de prix en vertu du revenu atteint)
  • Nourriture et boissons (termes, engagement de coûts minimum à atteindre, ainsi que la liste de prix)
  • Attrition et annulations (termes y inclus la chronologie et la re-vente)
  • Engagements exclusifs avec certains fournisseurs (services audio-visuels, de télécommunications, d’électricité, de traiteur, de gréement. Si possible, pour vous permettre une certaine flexibilité, ces termes d’engagements exclusifs devraient être négociés de façon à être éliminés du contrat, sauf si des considérations de santé ou de sécurité peuvent être prouvées)
  • Changement d’emplacement (comment votre groupe serait affecté si l’hôtel est complet)
  • Force majeure
  • Politiques légales (assurance, indemnification, résolution de conflit, transfert de responsabilité, changement de propriétaire, avis)
  • Restrictions et recours dans le cas de travaux de construction et rénovations
  • Performance (changement des normes de qualité, standards que l’hôtel doit maintenir et fournir et les conséquences financières de dédommagement qui seraient imposées)
  • Sur-performance (primes de rendement pour encourager le groupe à surpasser les engagements de contrat ex. : nombre de chambres réservées au delà du bloc)
  • Clauses additionnelles (politiques additionnelles de l’hôtel, les services et les prix, etc. )

Dans notre prochaine édition de Pépite d’or, nous vous fournirons des stratégies spécifiques pour atténuer les risques propres à votre contrat.

Rédigé par Hélène Lamadeleine

L’exécution d’un événement sur place est une activité assez stressante. Voici une liste de conseils que j’ai développé il ya de ça quelques années pour le personnel et les bénévoles d’un événement national majeur.  Ces conseils sont encore très appropriés.

  1.  Portez des chaussures confortables. Apportez deux ou trois paires de chaussures chaque jour et changez vos chaussures à quelques reprises pendant la journée. Vous serez étonné de voir comment rafraîchis vos pieds et jambes se sentiront. Les planchers de centres de congrès sont souvent très dûrs (même s’ils sont recouverts de tapis) et c’est difficile pour la plupart d’entre nous qui ne marchent pas sur le béton chaque jour.

  2.  Ne manquez pas la chance de manger quand l’occasion se présente. Vous ne savez jamais ce qui pourrait survenir qui pourrait vous empêcher de prendre le temps de manger lors du prochain repas. Je suis probablement le plus coupable de ne pas manger quand c’est propice, donc je sais de quoi je parle.

  3.  Buvez beaucoup d’eau. Etant très occupés pendant le déroulement de l’événement, on oublie souvent de boire de l’eau et, sans le réaliser, nous avons tendance à se déshydrater.

  4.  Gardez votre sens d’humour – rappelez-vous que tout le monde est probablement tout aussi fatigué et stressé que vous l’êtes. Si vous avez à vous défouler, assurez-vous de le faire loin des endroits publics là où vous pourriez êtres vu ou entendu.  Il faut essayer toujours de s’entraider et de se soutenir  l’un et l’autre pendant les moments difficiles d’un événement.

  5.  Ne courez jamais. Vous êtes peut-être pressé, mais les médias sont suspects quand ils voient les organisateurs courir – cela signifie généralement qu’il ya un problème, et il ne faut pas leur donner aucune indication qui pourrait signaler cette possibilité.

  6.  Chaque fois que vous faisez face à un problème, n’oubliez pas, il ya toujours une solution.   Peut-être que la meilleure solution n’est pas exactement ce que vous auriez envisagé.  Les congrès se déroulent en temps réel et tout se passe très, très vite, surtout quand quelque chose survient qui affecte l’événement.  Si il y a un problème qui ne semble pas être possible de régler par vous-même, prenez le temps de réfléchir, prenez un gros respire et consultez vos collègues.  Ensemble, la solution se présentera.

  7.  Est-ce que je vous ai déjà suggéré de changer vos chaussures souvent ?

N’hésitez pas à transmettre ces conseils à tous ceux qui pourraient en bénéficier et qui possiblement ne sont pas sur ma liste de distribution.

Rédigé par Phil Ecclestone, CMP

Il y a quelques années, j’avais un client qui était un avocat par formation et qui était connu par ses dictons qu’il utilisait fréquemment. L’un d’eux était « Le diable est dans les détails », ce qui ne pourrait pas être plus vrai que pour la planification d’événements.

L’atténuation des risques en ce qui concerne l’exécution d’événements commence par le contrat. Mais quand vous êtes rendus à l’étape de vous assurer que les détails les plus minutieux sont articulés, vous devez vous assurer que toutes les questions possibles sont posées et répondues. Vous devez travailler par l’entremise des procédures de l’établissement et du personnel opérationnel et vous devez vous assurer que vous avez tous la même compréhension des spécifications de besoins.  La plupart des hôtels et centres de congrès utilisent un document qui est normalement identifié comme bon de commande (BEO).  En vue du fait que les bons de commande doivent refléter exactement vos exigences afin que l’hôtel puisse bien comprendre tous vos besoins, vous devez inclure autant de détails que possible. Chez Golden Planners, nous utilisons des feuilles de fonction pour tout décrire y compris les installations des salles, les dimensions de l’estrade, les détails de services de nourriture et des boissons ainsi que les services techniques et télécommunications.

Certains renseignements devraient apparaitre sur chaque feuille de fonction et bon de commande, tels que :

  • Lieu de l’événement (endroit, nom de la salle, etc.)
  • Nom de l’organisateur (personne contact) de cet événement (vous) y compris les coordonnées et les détails pour la facturation
  • La personne responsable du projet sur place (souvent appelé gestionnaire de services de conférence (CSM)
  • Date de l’événement
  • Horaire de l’activité (installation, déroulement et démontage)
  • Installation de la salle (spécifiez le style d’emplacement requis :  tables rondes, style école, etc.)
  • Nombre de personnes attendues

http://tinyurl.com/8xu9yscVoici d’autres détails que vous devriez inclure, mais qui dépendent plutôt du type spécifique d’événement que vous planifiez :

  • détails de la nourriture et boissons du menu qui a été choisi
  • les instructions de type de service demandé (service buffet, assiette servie, service gant blanc, etc.)
  • le personnel de service (les barmans, les vendeurs de billets, etc.)
  • détails de l’installation de la salle  (nombre de tables et nombre de chaises à chaque table)
  • le minutage de l’événement (comment l’événement se déroulera y compris le temps prévu des allocutions)
  • la description de l’événement, y compris le nom des conférenciers principaux et le but de l’événement
  • les installations audio-visuelles (de sorte que le personnel responsable pour l’aménagement de la salle saura comment agencer l’emplacement de la salle en considération de l’équipement technique prévu)
  • la grandeur et la hauteur de l’estrade (mise en scène)
  • le plan de l’espace (pour bien identifier comment les installations seront disposées dans la salle)
  • les services de télécommunications requis (lignes de téléphone et service internet)
  • la sécurité
  • les stations d’eau (bouteilles, pichets ou refroidisseurs) vs service d’eau à chaque table
  • les centres de table et décors
  • couleur des nappes, des jupes de table et de l’estrade
  • tous les frais qui s’appliquent (si ce n’est pas sur le bon de commande ou n’a pas été commandé ou approuvé, vous n’avez pas à payer pour ces charges qui pourraient apparaitre sur la facture finale)

Après que l’établissement aura transposé (et oui c’est le mot correct) l’information qui apparait sur vos feuilles de fonction sur leur format de bon de commande, vous devez vérifier les bons de commande très minutieusement afin de vous assurer qu’ils sont exacts et décrivent précisément vos besoins.  Comme exemple, si vous avez indiqué 100 tasses de café sur la feuille de fonction et sur le bon de commande cet item est indiqué comme 1000 tasses, assurez-vous que le bon de commande est corrigé (avant de le signer) ou vous serez facturé pour 1000 tasses de café. Si certaines choses apparaissent sur le bon de commande ne sont pas claires, DEMANDEZ des explications.

Vous devriez fournir vos feuilles de fonction à l’hôtel ou centre de congrès au moins 30 jours avant l’événement (vous pouvez toujours peaufiner la garantie, généralement jusqu’à 72 heures avant la fonction) et l’hôtel ou centre de congrès devrait vous fournir les bons de commande au moins 21 jours avant le premier jour de l’événement. Aussi, il est essentiel de revoir les bons de commande avec le personnel de l’hôtel ou centre de congrès lors d’une réunion pré-conférence avant l’événement afin de reconfirmer vos attentes et besoins.

Si vous avez élaboré vos besoins dans les plus grands détails, ce diable ira chercher quelqu’un d’autre.

Rédigé par Phil Ecclestone, CMP

Le mantra de la gestion des déchets « réduire, réutiliser, recycler » est aussi la pierre angulaire de la pratique de réunions durables. Beaucoup de bonnes pratiques ont pour effet à double canon de ne pas être seulement bonnes pour l’environnement mais peuvent aussi vous aider à économiser de l’argent.

Réduire devrait être votre première stratégie. Evidemment, si ce n’est pas nécessaire d’acheter quelque chose,  évitez de faire une dépense pour un achat inutile.  La plupart du temps, il n’est plus question d’envoyer un programme préliminaire imprimé par la poste aux participants. Considérez d’autres façons pour réduire ou éliminer le nombre de documents  imprimés. Cherchez d’autres options, tel que le choix d’un lieu qui est proche de votre public ou qui a tous les éléments situés très près pour réduire les frais de transport. Parfois, changeant la façon dont vous faites quelque chose ou que vous placez une commande  vous aidera à réduire. L’exemple le plus simple est de remplacer l’eau en bouteille soit avec des pichets d’eau glacée ou refroidisseurs d’eau.

Penser < local> est un autre exemple de réduction. Achetez tout ce qui est possible localement (à partir des aliments cultivés localement et des boissons, les services d’impression ainsi que les produits floraux). Cela permettra d’économiser sur les frais d’expédition. La plupart des traiteurs travailleront avec vous pour utiliser des produits saisonniers et locaux, mais ceci est parfois plus facile à dire qu’à faire quand vous vivez dans un climat nordique comme le Canada!

Si vous ne pouvez pas réduire l’utilisation de quelque chose, essayez de trouver des moyens de le réutiliser. La signalisation est un élément de ce principe d’écologisation facile à appliquer. Ne faites pas produire une nouvelle affiche pour chaque session.  Concevez l’affiche de sorte qu’elle peut être réutilisée à maintes reprises (avec une partie remplaçable personnalisée).  Ne mettez pas de date sur les affiches afin que celles-ci puissent être réutilisées lors de l’événement prochain. Réutilisez vos portes-noms et cordons en les recueillant à la fin de chaque événement. Ces idées vous aideront à économiser de l’argent parce que votre volume d’achats sera réduit. Mais, assurez-vous que les frais d’expédition et de stockage n’affectent pas négativement les économies de coûts de réutilisation.

Quand il s’agit de penser au recyclage, des économies peuvent être réalisées en réduisant le volume de déchets (ainsi que le coût de transport des déchets). Plusieurs centres de congrès chargent des frais pour enlever les déchets, surtout après une foire commerciale.   Donc tout ce que vous pouvez faire pour détourner des matériaux vers le recyclage contribuera à sauver de l’argent.

Il ya un autre « R » qui peut ajouter à votre bilan : «re-penser ». Tel qu’avec les buts et objectifs (et bons de commande de banquet), vous devriez toujours demander « pourquoi? » Du point de vue durabilité, voyez à ré-évaluer  vos processus et procédures pour voir s’il ya une autre façon de faire quelque chose qui est plus respectueux de l’environnement, et qui pourrait également être un moyen d’économiser de l’argent. Comme exemple, en limitant l’inscription à un processus en ligne vous aiderez l’environnement en générant moins de papier.  De plus, vous économiserez de l’argent et du temps en y mettant moins de temps  pour la saisie des données.

Réduire, réutiliser, recycler et repenser. Vous aiderez l’environnement et l’impact sur votre bilan financier en même temps.

Il existe une multitude de ressources et de sources de bonnes idées en ligne:

http://www.gmicglobal.org/?page=Resources

http://www.greenkeyglobal.com/greenkeymeetings.asp

http://goldenplanners.ca/francais/ecoexemple.html

http://www.cooperators.ca/fr-CA/About-Us/about-sustainability/helping-our-client/~/media/Cooperators%20Media/Section%20Media/AboutUs/Sustainability/FrenchPDF/guide-de-la-reunion-ecologique-de-co-operators.ashx

http://greenmeetings.travelportland.com/greenToolkit/sellingGreen/saveGreen.html

http://www.meetings-conventions.com/article_ektid29114.aspx?page=1

Rédigé par Phil Ecclestone, CMP

La fin de l’année approche et le temps est venu de se pencher sur le budget annuel (en réalité, cette étape a été effectuée il y a plusieurs mois déjà, et dépend de votre fin d’exercice ou cycle budgétaire, mais la saison des fêtes est idéale pour transmettre ce message). Il peut être très difficile d’établir et de gérer les budgets d’événements, car ils comportent de nombreuses variables, comme les sources de revenus, le nombre de participants, les coûts imprévus, etc.

Au moment d’établir un budget, nous adhérons au principe « il faut faire une estimation libérale des dépenses et une estimation conservatrice des revenus », et ce, pas seulement parce que nos bureaux se trouvent dans la capitale nationale, où la politique ressemble parfois à un sport extrême.

Pour élaborer un budget, vous devez d’abord préciser le résultat financier visé :

  • La réalisation d’un profit (plus de revenus que de dépenses)
  • L’atteinte du seuil de rentabilité (les revenus contrebalancent les dépenses)
  • Une dépense prévue au budget de votre organisation (absence de revenus ou revenus peu importants; l’organisation absorbe les frais)

Efforcez-vous maintenant de déterminer quelles seront vos dépenses.

Si vous avez conservé le budget d’un événement similaire tenu antérieurement, il constituera un bon point de départ. Autrement, les catégories de dépenses suivantes vous seront utiles :

  • Coûts liés aux installations (location, hébergement, l’énergie électrique, l’internet, sécurité, superviseur de quai, livraison des colis, etc.)
  • Nourriture et boissons (repas des participants et du personnel, pauses, réceptions, etc., en fonction d’un pourcentage du nombre total de participants, si vous disposez de données antérieures)
  • Audiovisuel (projecteurs, son, éclairage, réglage, ordinateurs, installation et démantèlement, main-d’œuvre)
  • Services aux exposants (coûts liés à l’exposition et aménagement)
  • Marketing et promotion (p. ex., conception graphique, site Web, campagnes électroniques, applications mobiles, publipostages, si absolument nécessaire, programme et guide d’exposition, signalisation)
  • Mise en œuvre du programme (p. ex., honoraires des conférenciers et déplacements, système de gestion des résumés, réunions des comités, divertissement, animateurs)
  • Honoraires professionnels (p. ex., gestionnaire d’événement, photographe, interprètes)
  • Inscription (frais de traitement en ligne, frais de carte de crédit, sacs et cadeaux pour les participants, insignes, cordons, personnel temporaire)
  • Divers (expédition, stationnement, dépenses liées aux réunions, etc.)

La dernière catégorie de dépenses que vous devriez prendre en compte est un fonds de prévoyance. Il y a toujours des éléments que vous n’avez pas prévus lors de l’établissement du budget (p. ex., une campagne sur les médias sociaux) ou dont les coûts dépassent vos prévisions (p. ex., une augmentation inattendue des frais de service en vertu d’une convention collective). Un fonds de prévoyance vous permettra de faire face à ces petites (et parfois grosses) surprises. Selon l’historique de l’événement, un fonds représentant 5 % du budget devrait suffire; toutefois, si c’est la première fois que l’événement a lieu, je vous conseille une réserve de 10 %, sauf si vous êtes vraiment en terrain inconnu (tel que si vous organisez un événement à l’étranger).

Vous avez maintenant une bonne idée des coûts prévus de l’événement. En supposant que votre objectif pour l’événement est de réaliser un profit ou d’atteindre le seuil de rentabilité,

La prochaine étape consiste à calculer les revenus prévus.

  • Vous devez d’abord tenir compte des revenus tirés des commanditaires. En vous appuyant sur un plan de commandites viable, déterminez le montant minimal que vous serez en mesure d’obtenir de vos partenaires en contrepartie d’une visibilité publicitaire.
  • Demandez-vous ensuite si vous allez tirer des revenus de l’exposition et dans l’affirmative, faites une estimation prudente.
  • Abstraction faite des revenus liés aux droits d’inscription et de participation, déterminez les autres sources de revenus possibles (vente aux enchères par écrit, vente de produits dérivés, etc.).
  • Additionnez les revenus de commandites, d’exposition et les autres revenus au profit souhaité. Soustrayez ce montant des dépenses totales pour obtenir le revenu d’inscription visé. Déterminez le nombre minimum probable de participants (et réduisez-le de 10 % par prudence) ainsi que la répartition des participants qui paient leur inscription et ceux dont l’inscription est gratuite. Divisez le revenu d’inscription visé par le nombre de participants payants pour établir vos frais d’inscription moyens. Vous pouvez utiliser un classeur pour calculer chaque type de frais en fonction des catégories établies et de leur importance relative (membres professionnels, non-membres, étudiants, etc.) et d’autres mesures incitatives (p. ex., rabais pour inscription hâtive).

Si l’organisation est assujettie aux taxes, vous pouvez choisir d’ajouter un poste budgétaire réservé aux taxes. Assurez-vous d’utiliser les bons taux et d’inclure les taxes applicables aux revenus et aux dépenses. N’oubliez pas qu’au Canada la taxe provinciale qui s’applique aux revenus est celle en vigueur dans la province où se déroule l’événement.

Vous ne voulez pas avoir de mauvaises surprises financières une fois l’événement terminé. Évaluer les dépenses de façon libérale et les revenus de façon conservatrice permet bien sûr d’être politiquement correct, et se veut aussi judicieux sur le plan financier.

Rédigé par Phil Ecclestone, CMP

Pour les organisateurs d’événements, le hasard est un ami des beaux jours. S’il donne parfois un coup de pouce, il peut tout aussi bien aggraver les choses. Je ne laisse jamais rien au hasard dans l’organisation d’un événement, car ce serait confier les rênes à l’inconnu et courir des risques inutiles.

Au début de ma carrière en gestion d’événements, quelqu’un m’a dit : « Pense à la première page du journal de demain et assure-toi d’y trouver la photo (et l’article) que tu souhaites… plutôt que celle que tu ne souhaites pas ». Les organisateurs ne doivent rien négliger lorsqu’ils planifient le déroulement d’un événement. Bien souvent, ce sont les détails qui posent un problème, et nous aborderons la planification logistique à une autre occasion. Mais les événements se déroulent en temps réel, et le gestionnaire doit réfléchir à ce qu’il fera en cas d’imprévu ou si le hasard joue contre lui.

Certains aspects d’un événement se prêtent aux plans de rechange. Par exemple, si vous avez réservé une table pour des dignitaires et que certains manquent à l’appel, vous les remplacerez par des invités « tenus en réserve » afin que la table soit complète et que les absences passent inaperçues. Autre exemple, vous veillerez à ce que certains participants prennent la parole pendant la période de questions-réponses afin d’éviter de trop longs silences.

Sachez quelles ressources locales sont accessibles en cas d’urgence et comment y faire appel (p. ex., un imprimeur ouvert tous les jours 24 heures sur 24, le numéro de téléphone de votre fournisseur d’équipement audiovisuel après les heures normales de bureau) ; ayez les coordonnées (sur place et à l’extérieur) de votre personnel essentiel et de vos fournisseurs. Étant donné son expérience, le personnel de l’établissement choisi pour la tenue d’un événement s’avère dans bien des cas une ressource de choix pour parer aux imprévus. Sachez comment communiquer avec les services d’urgence (au lieu de composer le 9-1-1, il faut généralement s’adresser au service de sécurité du bâtiment : de cette façon, les services d’urgence ne perdent pas de temps à appeler la sécurité avant de dépêcher les secours).

Il est impossible de se prémunir contre tous les impondérables. L’essentiel est de pouvoir gérer les plus probables (p. ex., le risque d’un faible taux de participation paraît plus élevé que le risque d’une tornade – à condition de ne pas se trouver dans le Midwest pendant la saison des tornades). Atténuer les risques, c’est aussi savoir réagir aux imprévus : le vol de votre conférencier d’honneur est retardé, il y a des convives supplémentaires au dîner, le personnel recruté pour l’événement n’arrive pas à l’heure dite, etc. La règle d’or, c’est de garder votre sang-froid. Ensuite, il vous faut trouver la solution la plus efficace et la plus économique au problème, le plus rapidement possible et sans trop affecter les participants.

Quelquefois, même lorsqu’on s’est préparé aux pires éventualités, l’imprévu arrive. Notre réaction dans ces circonstances peut sauver la mise. Il y a quelques années, alors que je m’étais rendu de bonne heure à l’hôtel où devait débuter un congrès le matin même, il y a eu une panne de courant. L’hôtel dépendait d’un réseau spécial équipé d’unités d’alimentation de secours redondantes, et personne ne savait quand le courant serait rétabli. Heureusement, le petit déjeuner était prêt, il fallait simplement garder le buffet au chaud. Le temps passait, et nous ne savions toujours pas s’il nous faudrait modifier le programme. Après le petit déjeuner, le conférencier d’honneur – qui était déjà présent – devait prononcer une allocution. Environ la moitié des participants étaient en train de déjeuner dans la salle d’exposition (éclairée par la lumière naturelle et des lumières d’urgence). La salle réservée à la séance plénière, en revanche, n’avait pas d’électricité et ne comptait d’éclairage de secours qu’aux quatre coins de la pièce. Le conférencier d’honneur nous a assurés qu’il pouvait faire son discours sans système de son car il savait projeter sa voix. Nous avons déplacé son podium, qui était sur l’estrade, sous une lumière de secours dans un coin de la pièce, et fixé une lampe de poche à un support pour qu’il puisse lire ses notes. Les techniciens en audio-visuel ont fait office de placeurs, comme au théâtre, et ont escorté les invités à leur place à l’aide de lampes de poche. Le public a assisté à la conférence dans une obscurité quasi totale, trouvant formidable que les organisateurs aient su composer avec ce coup du sort sans paniquer. Heureusement, le courant est revenu peu de temps après, et nous avons pu rebrancher tous les systèmes très rapidement et poursuivre notre programme.

S’il est vrai que le hasard peut ajouter un peu de piquant aux vacances, mieux vaut ne pas s’en remettre à lui pour la totalité du séjour, sous peine de n’avoir nulle part où dormir et de ne rien voir de ce qu’on voulait. Mieux vaut ne rien laisser au hasard non plus dans l’organisation de votre événement, car cela pourrait vous jouer des tours.

Rédigé par Phil Ecclestone, CMP

Si vous avez un exemple d’une expérience d’atténuation de risques que vous aimeriez partager, veuillez nous enfaire part dans la section pour les commentaires ci-dessous.