« Who’s on first, What’s on second » est le nom d’un des plus célèbres sketchs comiques interprétés par Abbott and Costello. Ce classique du vaudeville pourrait également être invoqué comme un mantra par tout organisateur d’événements au moment de s’interroger avant d’enclencher le processus de planification d’un événement.

Pour que votre événement puisse donner les résultats escomptés, il vous faut avant tout définir ces résultats. Autrement dit, « quels buts et objectifs cherche-t-on à atteindre par la voie de cet événement? » Les buts et objectifs se déclinent en plusieurs types, qu’il s’agisse d’apprentissage, de finance, de communication ou d’organisation (pour ne citer que quelques exemples). Faites une pause et réfléchissez à la finalité première de la réunion. Quel est votre public cible et quels sont ses besoins? L’événement doit-il réaliser un profit? Ces simples questions vous aideront à passer à la formulation d’objectifs détaillés.

La plupart des événements d’affaires ont une finalité centrale qui s’articule autour d’un quelconque objectif d’apprentissage. Qu’il soit question d’une conférence universitaire, médicale ou scientifique axée sur l’échange de travaux de recherche ou de pratiques exemplaires, d’un congrès annuel centré sur l’enrichissement du savoir des membres d’une association ou encore d’une réunion du personnel de vente portant sur le lancement d’un nouveau produit ou service, vous auriez tout intérêt à saisir les concepts d’éducation permanente et à comprendre la formulation des objectifs d’apprentissage. Dans sa collection de pratiques acceptées nommée APEX (Accepted Practices Exchange), le Convention Industry Council propose la définition suivante d’objectif d’apprentissage : « énoncé formel des résultats escomptés du processus éducatif » [traduction]. Comme les objectifs d’apprentissage doivent être mesurables, assurez-vous de pouvoir évaluer de façon soutenue le degré de réussite des efforts que déploient vos participants pour adapter leurs comportements en fonction des connaissances transmises. Des buts et objectifs savamment conçus sauront vous aider à déterminer le rendement de votre investissement.

Par ailleurs, les événements d’entreprise comporteront très probablement un volet axé sur la motivation, par exemple une séance consacrée à l’amélioration du rendement fondée sur une meilleure efficience ou sur des ventes accrues. Cela dit, en matière de mesures incitatives, la nouvelle norme accorde une large place à l’apprentissage et à l’échange de renseignements. Nul parmi nous n’a le loisir de mettre au compte de l’entreprise une immense fête, sans plus — ce qui n’interdit pas d’inscrire une activité sociale particulière au programme du volet de reconnaissance d’un événement axé sur la motivation des participants.

Votre événement doit-il joindre un public externe ou s’adresse-t-il plutôt exclusivement à des intervenants internes? La réponse à cette question jettera les fondements de la formulation de vos objectifs en matière de communication, lesquels pourront dicter les tactiques à adopter à une étape ultérieure du processus de planification.

Votre événement s’accompagne-t-il de cibles sur le plan des revenus de l’organisme hôte? Ce dernier a-t-il prévu une allocation budgétaire précise? Les réponses à ces questions relatives au but seront d’une importance capitale au moment d’établir le budget de l’événement. De plus, les réponses orienteront bon nombre des décisions à prendre tout au long du processus de planification.

Tout événement comporte ses particularités, et les buts et objectifs varieront d’un événement à l’autre. L’University of California, Los Angeles (UCLA) propose néanmoins un aide-mémoire utile qui pourrait vous aider à définir les tenants et les aboutissants de votre projet.

Dans le sketch « Who’s on first, What’s on second », l’ambiguïté des échanges entre les comédiens explique les énoncés de Bud Abbott et les questions de Lou Costello. Tirant parti des leçons de cette confusion, veillez à bien cerner et à formuler clairement les buts et objectifs de votre événement. Ainsi, vos intervenants et supérieurs sauront mieux comprendre votre réussite!

Avant de mettre par écrit vos buts et objectifs, prenez le temps de voir le sketch classique interprété par Abbott et Costello (malheuresement, ce vidéo n’est disponible qu’en anglais.)


Phil Ecclestone, CMP

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