Du début du processus de sélectionner le site et négocier le contrat d’engagement, votre gestionnaire d’événements pourra vous aider à faire le meilleur des choix et à bénéficier d’un engagement des plus favorables. Un gestionnaire d’événements qualifié prouvera sa valeur, ayant beaucoup d’expérience à travailler avec plusieurs différent hôtels et centres de congrès et ayant été impliqué spécifiquement dans la négociation de plusieurs contrats avec ces hôtels et centres de congrès.

Suite à avoir choisi le site pour votre événement, quels termes et conditions devraient être inclus dans le contrat et lesquels peuvent être négociés ? Si vous entreprendriez de bâtir une maison, sauriez-vous quels permis seraient requis, quels codes de construction et spécifications seraient imposés, ou penseriez-vous qu’il serait bon d’engager un contracteur général qui pourra vous guider et vous conseiller sur tous les aspects de la
construction ? Quand il s’agit de négocier un contrat avec un hôtel, votre gestionnaire d’événements agira en votre nom, tout comme un contracteur général, et s’occupera de tous les détails du contrat du début jusqu’à l’exécution. En général, les compagnies qui oeuvrent spécifiquemment à la sélection de sites peuvent aussi négocier le contrat pour vous mais ils ne sont pas impliqués dans l’exécution, donc c’est plus à votre avantage de travailler avec un gestionnaire d’événements à partir de la négociation du contrat.

Négocier un contrat d’hôtel ne s’agit que de seulement négocier le meilleur tarif de chambre ou le prix de location de salles de réunion le plus bas. L’atténuation des risques est le but principal à adresser dans toutes les clauses du contrat. Dépendant de l’ampleur de votre événement ou des nombreux besoins à considérer, votre contrat avec l’hôtel devrait inclure, au besoin, une variété des termes suivants :

  • Dates de l’événement
  • Bloc de chambres (nombre de chambres par nuitée, tarif, date de relâche, méthode de réservations, nombre de chambres gratuites possibles)
  • Espace de réunions (identification des salles, spécifications de capacité par emplacements possible, dates et heures d’utlisation y compris la période de temps nécessaire à allouer pour les installations, prix de location indiqué en relation de l’échelle de prix en vertu du revenu atteint)
  • Nourriture et boissons (termes, engagement de coûts minimum à atteindre, ainsi que la liste de prix)
  • Attrition et annulations (termes y inclus la chronologie et la re-vente)
  • Engagements exclusifs avec certains fournisseurs (services audio-visuels, de télécommunications, d’électricité, de traiteur, de gréement. Si possible, pour vous permettre une certaine flexibilité, ces termes d’engagements exclusifs devraient être négociés de façon à être éliminés du contrat, sauf si des considérations de santé ou de sécurité peuvent être prouvées)
  • Changement d’emplacement (comment votre groupe serait affecté si l’hôtel est complet)
  • Force majeure
  • Politiques légales (assurance, indemnification, résolution de conflit, transfert de responsabilité, changement de propriétaire, avis)
  • Restrictions et recours dans le cas de travaux de construction et rénovations
  • Performance (changement des normes de qualité, standards que l’hôtel doit maintenir et fournir et les conséquences financières de dédommagement qui seraient imposées)
  • Sur-performance (primes de rendement pour encourager le groupe à surpasser les engagements de contrat ex. : nombre de chambres réservées au delà du bloc)
  • Clauses additionnelles (politiques additionnelles de l’hôtel, les services et les prix, etc. )

Dans notre prochaine édition de Pépite d’or, nous vous fournirons des stratégies spécifiques pour atténuer les risques propres à votre contrat.

Rédigé par Hélène Lamadeleine

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