Dans la première partie de cette édition de Pépite d’or, nous avions identifié les éléments majeurs qui font normalement partie du contrat de site. En ce qui a trait aux termes spécifiques qui devraient être inclus dans le contrat, il y a plusieurs points à adresser pour atténuer vos risques.

Comme exemple, les termes d’attrition (ce qui surviendra si votre groupe ne réussit pas à combler le nombre de chambres auxquelles vous vous êtes engagé dans votre bloc de chambres réservé) doivent être bien précisés et confirmés. Certains contrats calculent l’attrition sur le pourcentage total de chambres réservées contre le bloc (méthode préférable) mais d’autres contrats calculent le pourcentage de chambres réservées par nuitée (celle-ci n’est pas la méthode des plus avantageuses). Normalement, les clauses d’attrition indiquent le pourcentage minimum de chambres qui doivent être réservées contre le bloc afin de bénéficier de la location d’espaces de réunion gratuite. Cependant, prenez garde de la façon que la décomposition des points de limite est indiquée. La clause d’attrition doit aussi être bien précise sur les dates selon lesquelles vous pouvez relâcher une portion de votre bloc sans pénalité.

Un autre point important à négocier dans le contrat est le temps requis pour les installations de vos salles de réunion. Les hôtels ou centres de congrès ont typiquement tendance à accepter des événements dos- à-dos afin que la même salle de réunion puisse être utilisée à maintes reprises pendant la même journée pour générer autant de revenu de frais de location possible. Cependant, vous devez vous assurer que le contrat vous donne accès à la salle aussi tôt que nécessaire pour vos installations.

Votre gestionnaire d’événements saura vous donner des conseils très utiles pour déterminer ce qui fonctionnera le mieux pour vos besoins d’espace, ou pourquoi l’espace proposé ne sera pas favorable pour votre programme. Vous devriez insister à recevoir des plans d’espace sur mesure pour chacune de vos salles de réunion pour vous assurer que l’hôtel prend en considération tous les arrangements (y compris les installations techniques et les bonnes dimensions d’estrade requises) afin de vous rassurer que l’espace réservé dans le contrat vous fournira le meilleur environnement physique possible. Si vous vous retrouvez avec une salle rectangulaire étroite, ne pensez pas à organiser une présentation de panel d’experts dans cette salle parce que vous pourriez vous retrouver avec un manque d’espace pour l’installation d’une table assez longue pour accommoder vos panélistes. Dans plusieurs cas, le programme est développé après que l’espace de réunion est réservé. Si tel est le cas, mieux vaux avertir votre comité de programme des limites physiques de chaque salle à considérer afin que vos conférenciers soient bien servis.

Il ne s’agit pas seulement de considérer les salles de réunion et les chambres d’hôtel quand vous entreprenez d’établir un contrat d’espace. Veuillez vous assurer d’obtenir la liste de prix de services banquet avant de signer le contrat. Sinon, vous risquez d’avoir des mauvaises surprises quand il viendra le temps de commander vos besoins de nourriture et boissons.

Toute clause qui vous limite à utiliser les services du(des) fournisseur(s) officiel(s) de l’hôtel qui pourrait résulter à des frais de pénalité ou charges additionnelles si vous utilisez votre fournisseur de préférence, devrait être spécifiquement addressée. Bien que la clause sur l’utilisation des fournisseurs officiels de l’hôtel est générablement négotiable, votre gestionnaire d’événement saura comment intervenir en votre nom auprès de l’hôtel pour proposer une bonne entente.

Les éléments susmentionnés ne sont que quelques exemples de points de négociation que votre gestionnaire d’événements pourra gérer pour vous lors du processus de sélection de site et la négociation du contrat. Allez de l’avant avec votre gestionnaire d’événements et vous partirez du bon pied!

Rédigé par Hélène Lamadeleine

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