Les foires commerciales peuvent être présentées de façon autonome ou faire partie de votre conférence ou événement éducatif. Toutefois, il ne suffit pas de présenter une foire commerciale ou une exposition pour attirer les visiteurs. L’organisation d’une foire commerciale, quelle que soit sa nature, nécessite que l’hôte de l’événement pense à inciter les participants à visiter les kiosques des exposants. Cela se nomme générer un flot de visiteurs. Votre stratégie de communication sera axée sur la stimulation de la participation à la foire commerciale tant par les exposants que par le public. Vous pourriez cependant en faire davantage pour aider les exposants en favorisant un flot accru de visiteurs à leurs kiosques.

Si la foire commerciale fait partie d’une conférence, vous devriez faire en sorte que certains événements prévus au programme de la conférence se déroulent dans le salon des exposants. Considérez toutes les activités qui n’incluent pas de conférencier comme des occasions de permettre aux participants de visiter l’exposition, qu’il s’agisse du petit déjeuner, du déjeuner, des pauses-cafés ou des réceptions. Certaines foires commerciales prévoient aussi des moments lors de la conférence qui sont réservés à la visite de l’exposition, mais avant d’opter pour cette formule, vous devez peser le pour et le contre en fonction des autres exigences du programme et de l’ensemble de vos buts et objectifs.

Selon l’envergure de la foire commerciale, vous pouvez envisager l’utilisation d’un passeport d’exposition. Il s’agit d’un document imprimé remis à chaque participant lors de l’inscription qui inclut des espaces où les visiteurs peuvent recueillir des preuves confirmant qu’ils ont bel et bien visité le kiosque d’un exposant (habituellement des initiales, la réponse à une question ou une étampe). Une fois le passeport rempli, le participant le remet au responsable de la foire afin de participer à un tirage de produit ou service qui lui sera utile (une mesure incitative nécessaire pour inciter les participants à visiter le plus grand nombre possible de kiosques). Dans le cas de foires diversifiées et de plus grande envergure, il serait possible de créer un passeport qui se rapporte à un sous-ensemble d’exposants (disons 50 % d’entre eux ou ceux d’un segment de marché précis). Cela permettrait peut-être de générer un flot de visiteurs plus ciblé vers les kiosques, ce qui plairait sûrement aux exposants, qui souhaitent avant tout attirer des clients potentiels intéressés ou des visiteurs qui sont des clients potentiels plutôt que de consacrer des ressources aux visiteurs qui sont peu susceptibles d’influer sur les décisions d’achat.

Si la nature de votre événement s’y prête, une autre option consiste à fournir aux exposants la liste des participants inscrits à la foire avant l’ouverture de façon à ce qu’ils puissent inviter les personnes qu’ils connaissent à les visiter durant la foire (vous devez d’abord vous assurer que cette pratique respecte votre politique de confidentialité). Les exposants offrent souvent des incitatifs aux visiteurs, par exemple, des cadeaux publicitaires ou des rabais applicables lors de leur prochain achat, ce qui aide à accroître le nombre de visites à leur kiosque. Dans le cas de foires commerciales ouvertes à un large public et dont le revenu tiré des inscriptions est moins important que celui lié au flot de visiteurs, il serait possible de remettre aux exposants un certain nombre de laissez-passer qu’ils pourraient remettre à l’avance à leurs clients avec une invitation à visiter leur kiosque. Ces deux stratégies visant à accroître le nombre de visiteurs permettront du coup de générer un flot additionnel vers les autres exposants.

L’un des défis qu’une foire commerciale doit relever est de maintenir l’intérêt des personnes inscrites à la conférence. Une autre façon d’attirer les visiteurs consiste à faire tirer des prix dans le salon des exposants pour lesquels les participants doivent être sur place. Vous devez toutefois vous assurer que les participants seront présents, pour éviter qu’une longue série de noms soit pigée sans que personne ne vienne réclamer son prix, ce qui peut être embarrassant.

Par ailleurs, il est important de vous assurer que votre foire commerciale est un endroit que les participants souhaitent fréquenter, pas seulement pour se désaltérer et manger, mais parce qu’ils s’y sentent bien. Ne négligez pas la facilité de circulation au moment de concevoir le plan d’implantation. Prévoyez des aires de rencontre ainsi que des bornes Internet et disposez des fauteuils et divans confortables et des tables hautes pour que la salle des exposants soit la plus accueillante possible.

Enfin, prenez note des suggestions de vos exposants. Ils ont souvent pris part à un grand nombre de foires, tant à l’échelle nationale qu’internationale. Ils connaissent peut-être des stratégies qui conviennent à votre public.

Rappelez-vous qu’il ne suffit pas de mettre quelque chose en place pour que les visiteurs abondent. Vous devez adopter des stratégies concrètes pour inciter les participants à passer du temps dans la salle des exposants et interagir avec le personnel de la foire. Vos exposants vous en seront reconnaissants et ne manqueront pas d’être présents à vos prochains événements.

Rédigé par Phil Ecclestone, CMP

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Le porte-nom est un outil promotionnel efficace et peu coûteux. Qu’on ne s’y trompe pas, le porte-nom est non seulement la preuve qu’une personne s’est inscrite à votre activité, mais c’est l’outil de réseautage le plus simple que vous puissiez fournir aux participants. Sachez en tirer parti !

Voici six astuces infaillibles pour créer un porte-nom bien conçu et efficace :

  1.  N’y mettez pas trop d’éléments ! Optez pour une conception simple, qui laisse le plus de place possible à la zone d’impression ; vous pourrez ainsi utiliser des tailles de police plus grandes et mettre en relief l’information qui doit être le plus visible : soit le nom de la personne. La zone d’identification peut figurer dans la partie supérieure ou inférieure du porte-nom. Sur trois lignes différentes, indiquez le prénom (dans une plus grande taille de police), le nom de famille (dans une taille plus petite) et le nom de l’organisme. Au besoin, ajoutez une quatrième ligne pour indiquer la ville et la province ou, dans le cas d’une manifestation internationale, le pays. Ce détail peut faciliter la prise de contacts entre les participants.

  2.  Assurez-vous de mettre en évidence l’image de marque de votre activité. Voilà une façon simple et pratique de renforcer votre image de marque et de regrouper divers éléments d’information en un tout harmonieux. Si l’image de marque doit être présentée dans les deux langues, veillez à ce que la mise en forme permet une bonne lisibilité.

  3.  Avez-vous remarqué que les porte-noms attachés à un cordon ont tendance à se retourner, ce qui fait qu’on n’en voit que le dos vierge ? Dans la mesure du possible, choisissez d’imprimer les mêmes renseignements des deux côtés, ce qui règlera le problème une fois pour toutes. Si vous devez imprimer des renseignements différents au recto et au verso, envisagez de recourir à des cordons munis de deux pinces (pour les coins supérieurs droit et gauche).

  4.  Si vos délégués sont invités à choisir à l’avance les séances auxquelles ils participeraient, imprimez leur calendrier personnalisé au dos du porte-nom, sans oublier d’inclure les noms de salle.

  5.  Les cordons ne sont pas au goût de tout le monde, donc veillez  aussi à offrir la possibilité d’utiliser des pinces. La plupart des porte-noms se prêtent aux deux formules. Et, soyons francs, il est plus facile de lire un porte-nom fixé à un revers de veste. En revanche, mieux vaut ne pas suggérer à quelqu’un d’attacher un porte-nom muni d’une pince à son veston très classe ou à sa robe habillée !

  6.  Choisissez l’étui qui convient. Ce détail est aussi important que la conception du porte-nom lui-même ! L’étui devra-t-il contenir les billets pour la réception ou un programme de poche ? Si c’est le cas, faites un choix avisé quant à la taille de l’étui. Décidez également s’il devrait être transparent ou comporter une barre de couleur dans sa partie inférieure ; différentes couleurs pourraient permettre d’identifier les personnes inscrites selon leur catégorie, p. ex. exposants, conférenciers, commanditaires, etc.

L’inscription est la première expérience qui attend les délégués sur les lieux de votre activité. En vous assurant que les porte-noms sont préparés de manière professionnelle, efficace et efficiente, vous ferez une excellente première impression.

Évitez surtout, et en toutes circonstances, de demander aux participants d’écrire « Bonjour, je m’appelle… » sur une étiquette autocollante détachable.

Rédigé par :
Jessica Ward, CMP
Gestionnaire d’événements
Golden Planners Inc.

Dans le premier numéro de La pépite d’or, nous avons traité de l’importance que revêtent les buts et les objectifs, vus comme ingrédients essentiels de la réussite d’un événement. Une fois définis ces buts et objectifs, l’étape suivante consiste à établir un plan critique détaillé — autrement dit, un plan de travail.

La gestion d’événements est une fonction stressante. Un organisateur qui n’est pas prêt ne peut se contenter de demander aux participants de revenir le lendemain ou la semaine suivante! Pour établir un plan de travail, il existe une foule d’outils qui vont de la simple liste « à faire », griffonnée sur une feuille, au processus automatisé fondé sur l’exploitation d’un logiciel de gestion de projet. Dans une certaine mesure, le choix du processus à suivre sera fonction de la complexité du projet et de la commodité que procure le mécanisme. Quel que soit votre choix, un même principe de base s’appliquera, à savoir que la réussite de l’organisation d’un événement dépend de la qualité de sa planification.

Forts de ce savoir, tâchez d’établir un plan pour toutes les facettes de votre projet, en procédant à rebours à compter de la date de lancement de l’événement. Par exemple, si des marchandises doivent être expédiées sur les lieux d’une conférence le jour précédant son lancement, examinez les délais de livraison liés à la méthode d’expédition envisagée (par voie aérienne ou terrestre) afin de fixer une date limite pour passer la commande. De même, si vous avez à publier le programme final d’une conférence, prévoyez d’ordinaire un délai de deux semaines à compter de la date d’achèvement de la maquette, ce qui signifie qu’il faudra prévoir au préalable un délai suffisant pour la conception graphique du document et, par extension, pour la confirmation de tous les renseignements détaillés qui y apparaissent.

Lors de la mise au point du plan de travail, il vaut mieux s’attarder à tour de rôle à chacune des facettes de la planification. Par exemple, avant de vous pencher sur les questions de marketing et de communication, dressez une liste des tâches et des délais liés à la fonction de logistique. Vous aurez ensuite le loisir de peaufiner cette liste en ajoutant des sous-catégories — audiovisuel, aménagement des salles, restauration et autres.

À mesure que s’inscrivent les différentes tâches à accomplir dans votre plan de travail, réfléchissez aux personnes qui devraient s’en charger et attribuez les responsabilités en conséquence, directement dans le document. Ainsi, lors de l’examen du plan (une tâche qui devrait être menée régulièrement avec tous les membres de votre équipe de planification), vous saurez si certaines personnes craignent de ne pouvoir respecter les délais — auquel cas vous aurez la possibilité de réaffecter des ressources ou d’offrir une aide supplémentaire.

Une fois le plan de travail achevé, structurez-le (en ordre chronologique, en fonction des ressources ou selon le type de tâche) afin de repérer tout obstacle ayant pu s’y glisser accidentellement. Si vous décelez une tâche dont la date d’achèvement dépasse la date de lancement d’une tâche subordonnée, rajustez l’une ou l’autre date afin de synchroniser le tout (par exemple, le recrutement des conférenciers invités et la promotion du programme de la conférence).

Il arrive parfois qu’un plan de travail prévoie la réalisation simultanée d’un trop grand nombre d’activités, ce qui risque de se solder par la non-réalisation d’une tâche importante. Examinez périodiquement votre plan afin de vérifier s’il s’y trouve des tâches censées débuter ou prendre fin au même moment; le cas échéant, évaluez si les ressources affectées à ces tâches sauront parvenir aux résultats attendus. En cas de doute, prolongez le plancritique lié à la tâche qui pose problème. Il s’agira là d’un élément majeur de votre stratégie d’atténuation des risques.

Parce que les événements surviennent en temps réel, votre plan de travail doit être en constante évolution. Actualisez-le à mesure qu’évolue la conjoncture et que sont menées à bien les tâches. Ainsi, en cas d’imprévu, vous serez prêts à réagir en temps opportun.

N’oubliez pas ce précepte bien connu : planifiez votre travail et travaillez votre planification! On ignore de qui provient cette maxime, mais son respect vous aidera à formuler un plan efficace qui vous vaudra une belle notoriété.

Ressources supplémentaires :

Exemple de modèle de plan de travail : http://www.london.ca/About_London/PDFs/workplan.pdf

Rédigé par Phil Ecclestone, CMP

« Who’s on first, What’s on second » est le nom d’un des plus célèbres sketchs comiques interprétés par Abbott and Costello. Ce classique du vaudeville pourrait également être invoqué comme un mantra par tout organisateur d’événements au moment de s’interroger avant d’enclencher le processus de planification d’un événement.

Pour que votre événement puisse donner les résultats escomptés, il vous faut avant tout définir ces résultats. Autrement dit, « quels buts et objectifs cherche-t-on à atteindre par la voie de cet événement? » Les buts et objectifs se déclinent en plusieurs types, qu’il s’agisse d’apprentissage, de finance, de communication ou d’organisation (pour ne citer que quelques exemples). Faites une pause et réfléchissez à la finalité première de la réunion. Quel est votre public cible et quels sont ses besoins? L’événement doit-il réaliser un profit? Ces simples questions vous aideront à passer à la formulation d’objectifs détaillés.

La plupart des événements d’affaires ont une finalité centrale qui s’articule autour d’un quelconque objectif d’apprentissage. Qu’il soit question d’une conférence universitaire, médicale ou scientifique axée sur l’échange de travaux de recherche ou de pratiques exemplaires, d’un congrès annuel centré sur l’enrichissement du savoir des membres d’une association ou encore d’une réunion du personnel de vente portant sur le lancement d’un nouveau produit ou service, vous auriez tout intérêt à saisir les concepts d’éducation permanente et à comprendre la formulation des objectifs d’apprentissage. Dans sa collection de pratiques acceptées nommée APEX (Accepted Practices Exchange), le Convention Industry Council propose la définition suivante d’objectif d’apprentissage : « énoncé formel des résultats escomptés du processus éducatif » [traduction]. Comme les objectifs d’apprentissage doivent être mesurables, assurez-vous de pouvoir évaluer de façon soutenue le degré de réussite des efforts que déploient vos participants pour adapter leurs comportements en fonction des connaissances transmises. Des buts et objectifs savamment conçus sauront vous aider à déterminer le rendement de votre investissement.

Par ailleurs, les événements d’entreprise comporteront très probablement un volet axé sur la motivation, par exemple une séance consacrée à l’amélioration du rendement fondée sur une meilleure efficience ou sur des ventes accrues. Cela dit, en matière de mesures incitatives, la nouvelle norme accorde une large place à l’apprentissage et à l’échange de renseignements. Nul parmi nous n’a le loisir de mettre au compte de l’entreprise une immense fête, sans plus — ce qui n’interdit pas d’inscrire une activité sociale particulière au programme du volet de reconnaissance d’un événement axé sur la motivation des participants.

Votre événement doit-il joindre un public externe ou s’adresse-t-il plutôt exclusivement à des intervenants internes? La réponse à cette question jettera les fondements de la formulation de vos objectifs en matière de communication, lesquels pourront dicter les tactiques à adopter à une étape ultérieure du processus de planification.

Votre événement s’accompagne-t-il de cibles sur le plan des revenus de l’organisme hôte? Ce dernier a-t-il prévu une allocation budgétaire précise? Les réponses à ces questions relatives au but seront d’une importance capitale au moment d’établir le budget de l’événement. De plus, les réponses orienteront bon nombre des décisions à prendre tout au long du processus de planification.

Tout événement comporte ses particularités, et les buts et objectifs varieront d’un événement à l’autre. L’University of California, Los Angeles (UCLA) propose néanmoins un aide-mémoire utile qui pourrait vous aider à définir les tenants et les aboutissants de votre projet.

Dans le sketch « Who’s on first, What’s on second », l’ambiguïté des échanges entre les comédiens explique les énoncés de Bud Abbott et les questions de Lou Costello. Tirant parti des leçons de cette confusion, veillez à bien cerner et à formuler clairement les buts et objectifs de votre événement. Ainsi, vos intervenants et supérieurs sauront mieux comprendre votre réussite!

Avant de mettre par écrit vos buts et objectifs, prenez le temps de voir le sketch classique interprété par Abbott et Costello (malheuresement, ce vidéo n’est disponible qu’en anglais.)


Phil Ecclestone, CMP